5 dicas de organização de notas e documentos fiscais

Organizar notas fiscais de forma inteligente pode reduzir, e muito, o tempo e o esforço que sua equipe gasta gerenciando as finanças da empresa. Muitos gestores ainda veem essa tarefa como puramente burocrática, mas ela é um pilar para a saúde do negócio.

Uma boa organização facilita o planejamento estratégico anual, já que as informações vitais sobre custos, despesas e receitas estão sempre disponíveis e são confiáveis. Na prática, as soluções para muitos problemas do dia a dia podem ser encontradas nessas notas: desde uma divergência na entrega de um fornecedor até a base para uma auditoria interna.

Por isso, manter a organização é essencial para não perder prazos de pagamento, evitar multas fiscais por erros ou omissões e manter a empresa competitiva. Quando a área fiscal gasta menos tempo “caçando” documentos, ela pode se dedicar a tarefas mais estratégicas, como análise tributária e busca por eficiência.

Importância da organização de notas e documentos fiscais

Emitir e receber notas fiscais é uma obrigação de todas as empresas, independentemente do porte ou regime tributário. São nesses documentos que ficam registrados os detalhes da compra e venda de produtos ou serviços, bem como o pagamento dos devidos tributos, como ICMS, IPI e PIS/Cofins.

Manter as notas organizadas é importante, principalmente quando é preciso comprovar uma transação para um cliente, fornecedor ou, claro, para o Fisco. Em uma fiscalização, o auditor não vai esperar que você encontre um documento perdido em uma caixa ou em um e-mail antigo.

A legislação brasileira é clara e obriga que as empresas armazenem seus documentos fiscais eletrônicos (os arquivos XML, não apenas o PDF) pelo espaço de 5 anos. Para uma empresa de médio porte, isso pode significar centenas de milhares de documentos.

Uma boa organização das NFs, portanto, não é um diferencial, mas uma necessidade básica. Ela garante agilidade aos processos do departamento fiscal e contábil — imagine a facilidade no fechamento do mês — e mantém a empresa em dia com as obrigações legais, o que chamamos de compliance fiscal.

Dicas de como organizar documentos e notas fiscais

Se o cenário acima parece complexo, não se preocupe. A tecnologia evoluiu muito e tornou essa gestão mais simples. Pensando em ajudar sua empresa nessa tarefa, elaboramos este artigo com 5 dicas principais de como organizar suas notas fiscais.

1. Escolha onde armazenar suas notas e documentos

Há muito tempo as notas fiscais deixaram de ser impressas e armazenadas em pastas físicas. Hoje, o documento que realmente tem validade jurídica é o arquivo XML. O DANFE (Documento Auxiliar) é apenas um espelho para facilitar a visualização e acompanhar o transporte.

Sendo documentos digitais, os XMLs precisam ser armazenados em espaços não físicos. Para organizar NFes e outros comprovantes, você tem algumas alternativas:

• Servidor local: Armazenar no servidor da empresa, em pastas locais;
• Nuvem genérica: Guardar em sistemas como Google Drive ou OneDrive;
• Software especialista: Contar com uma plataforma de gestão fiscal como a Qive.

Caso você pretenda armazenar em pastas locais, nos computadores da empresa, fique muito atento aos riscos. Um HD pode queimar, um ataque de ransomware (sequestro de dados) pode criptografar todos os seus arquivos, ou um simples pico de energia pode corromper seus dados. Além disso, o acesso remoto é difícil e a organização manual é extremamente suscetível a falhas humanas. Lembre-se: sua empresa é inteiramente responsável pelos documentos que emite e recebe.

O armazenamento em nuvem genérico melhora a acessibilidade, mas não resolve o problema da gestão. Você ainda precisará baixar os XMLs manualmente (um a um ou por e-mail) e organizá-los em pastas.

Um software especialista, por outro lado, não só armazena, mas automatiza a captura e a validação desses documentos. Independentemente do local, a categorização é primordial. Crie um padrão por mês, ano, CNPJ do fornecedor ou centro de custo. De nada adianta ter o XML guardado se você não consegue encontrá-lo quando mais precisa.

2. Verifique a autenticidade dos documentos fiscais

Você sabia que pode receber uma nota fiscal “fria” ou cancelada sem saber? Verificar a autenticidade das notas fiscais também faz parte de uma boa organização. Esse cuidado é muito importante para evitar problemas tributários e financeiros, como pagar por um serviço que não foi prestado ou tomar crédito de um imposto indevido.

É possível fazer a verificação manualmente:

1. Acesse o portal da Fazenda (Sefaz) do seu estado ou o Portal Nacional da NFe;
2. Clique em “Consultar NF-e completa”;
3. Digite a chave de acesso, aquela sequência de 44 dígitos registrada no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE);
4. Digite os caracteres de segurança (Captcha);
5. Clique em “Continuar” e você terá os dados oficiais da nota para conferência.

Agora, imagine fazer isso para centenas ou milhares de notas por mês. É inviável. Plataformas de gestão fiscal fazem essa validação automaticamente, em lote, assim que o documento é emitido contra o seu CNPJ, dando segurança total à operação.

3. Tenha ferramentas automatizadas

Quando o assunto é organizar notas fiscais, automatizar os processos é a solução mais eficiente. Depender do recebimento de XMLs por e-mail é um risco enorme. O fornecedor pode esquecer, o e-mail pode cair no spam ou o documento pode simplesmente se perder.

Há ferramentas como a Qive onde é possível centralizar e fazer a gestão totalmente online das notas. A Qive é especializada em consulta, download e gestão de documentos fiscais como NFes e CTes.

A plataforma se conecta diretamente aos servidores da Secretaria da Fazenda. Isso significa que, no momento em que um fornecedor emite uma NFe contra o seu CNPJ, a Qive captura esse documento automaticamente, antes mesmo de o caminhão chegar à sua porta.

O sistema disponibiliza suas notas fiscais sem a necessidade da digitação de chave de acesso. O software também conta com a funcionalidade de etiquetas de NFes, permitindo classificar documentos por centro de custo, projeto ou tipo de despesa, facilitando muito o trabalho do financeiro.

Teste gratuitamente e comece a organizar suas notas fiscais de forma otimizada.

4. Garanta a segurança de suas notas e documentos fiscais

O armazenamento de Notas Fiscais exige um alto nível de segurança, não apenas física, mas cibernética. Qualquer documento fiscal, seja NFe, NFSe ou Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), deve ser armazenado tanto pelo emitente quanto pelo destinatário.

Como vimos, o armazenamento em mídias físicas (HDs externos, pendrives) não é totalmente seguro. Eles podem sofrer avarias, ser perdidos ou roubados. Além disso, a gestão de dados fiscais também esbarra na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), pois esses documentos contêm dados de clientes e fornecedores.

Com a Qive, tudo é armazenado no RDS (Relational Database Service) da Amazon, um dos ambientes em nuvem mais seguros e robustos do mundo.

Assim, o certificado digital da empresa fica acessível apenas por dentro da aplicação, protegido pelo banco de dados da Amazon. O cliente só precisa se preocupar com seu login e senha, sem pensar na segurança de equipamentos físicos. Isso garante backups automáticos e proteção contra desastres. Saiba mais sobre o armazenamento da Qive.

5. Organize seus processos internos

A tecnologia ajuda, mas ela não faz milagres se os processos internos não estiverem alinhados. Quem já passou pela situação de receber uma nota fiscal depois que o mês virou, atrapalhando todo o fechamento contábil? Ou descobriu que a logística saiu para entrega sem o documento fiscal correspondente?

Situações assim mostram falhas graves na interação entre os departamentos (compras, fiscal, financeiro, logística). Por isso, para organizar as notas fiscais, é determinante ter um processo gerencial interno claro e bem definido.

Invista em treinamentos com as equipes que lidam com as NFs. O time de compras precisa saber que uma nota só pode ser aceita se estiver vinculada a um pedido de compra válido. O financeiro precisa ter acesso rápido aos documentos para programar os pagamentos.

Ao instruir sua equipe sobre as rotinas, fluxos e procedimentos, você consegue ter mais controle e uma gestão fiscal mais organizada e menos reativa.

Quais documentos fiscais é preciso armazenar?

Não importa o ramo de atuação da sua empresa, existem alguns tipos de documentos fiscais que você precisa armazenar de maneira segura. Todos eles possuem versões eletrônicas (XML) que são as de validade legal.

Entre os básicos, destacam-se:

• Notas Fiscais eletrônicas (NFes): Registram a circulação de mercadorias. São as mais comuns, usadas em vendas B2B ou B2C, como no caso de e-commerce;
• Cupons Fiscais (NFCe/SAT): São os documentos emitidos no varejo, diretamente ao consumidor final;
• Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CTes): Registram a prestação de serviço de transporte de cargas;
• Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes): Documentam a prestação de serviços. Diferente das outras, sua regulamentação é municipal, o que gera uma complexidade extra, com centenas de layouts diferentes pelo país.

Por quanto tempo você deve armazenar cada documento?

A legislação brasileira, especificamente o Código Tributário Nacional, estabelece prazos específicos para a guarda dos documentos fiscais.

Para a maioria dos documentos, como as NFes, o prazo mínimo é de 5 anos, a contar da data de emissão. Esse é o período que a Receita Federal tem para questionar a empresa sobre impostos não pagos (o chamado prazo decadencial). Para os CTes, o prazo pode ser de 6 anos.

É importante prestar atenção rigorosa a esses prazos. Em caso de fiscalização, a ausência de um único arquivo XML pode gerar multas pesadas, que muitas vezes são calculadas sobre o valor do próprio documento.

Qual a melhor forma de armazenar documentos fiscais?

Armazenar e organizar manualmente uma grande quantidade de documentos fiscais é uma tarefa complexa, demorada e arriscada. O custo de manter servidores físicos, garantir backups e gerenciar permissões de acesso é alto. Além disso, o processo manual está sujeito a erros humanos que podem custar caro.

Felizmente, existem soluções modernas, como a Qive, que automatizam esse processo, trazendo mais praticidade para a rotina. Essas soluções permitem armazenar e gerenciar tudo de maneira automática e segura.

Assim, você e seu time podem consultar 100% dos arquivos XML diretamente da nuvem, de qualquer lugar, com a garantia de que eles são autênticos e estão seguros. Essa é, sem dúvida, a forma mais adequada de lidar com a gestão fiscal no século 21.

Como a Qive organiza seus documentos fiscais de forma automática

A Qive é uma solução especializada em consulta, download e gestão de documentos fiscais, como NFes e CTes, diretamente da Secretaria da Fazenda.

A plataforma disponibiliza suas notas fiscais automaticamente, sem a necessidade da digitação da chave de acesso. Isso elimina a dependência do e-mail do fornecedor e garante que 100% dos documentos emitidos contra seu CNPJ sejam capturados.

O software também transforma dados brutos em inteligência. Ele conta com etiquetas, painel para acesso a dados, segmentação de notas e muito mais. Em vez de ter uma montanha de XMLs, você passa a ter dashboards que mostram seus gastos por categoria, seus principais fornecedores e outras informações gerenciais.

Com a Qive, você terá uma solução completa para a organização e gestão dos seus documentos fiscais. Além de cumprir as exigências legais, você conta com uma ferramenta eficiente e segura para armazenar e consultar as informações do seu negócio.

Vantagens da Qive para a organização de notas e documentos fiscais

Além da organização automática e do armazenamento seguro, a Qive oferece uma série de recursos adicionais que facilitam sua rotina empresarial. Veja alguns deles:

• Documentos fiscais segmentados: Com a Qive, você pode segmentar os documentos por categorias específicas (como filial, departamento ou tipo de operação), facilitando a busca e a análise das informações para auditorias ou relatórios gerenciais;
• Uso de etiquetas para classificação: O sistema permite usar etiquetas personalizadas, o que torna mais ágil a identificação de informações. Uma empresa de construção civil, por exemplo, consegue “etiquetar” cada nota para saber exatamente de qual obra ela faz parte, controlando o custo por projeto;
• Acompanhamento de custos: A Qive disponibiliza recursos para o acompanhamento dos custos relacionados aos documentos fiscais, ajudando você a ter uma visão clara das despesas por fornecedor ou categoria, apoiando decisões estratégicas;
• Consulta em lotes de NFes: Com apenas alguns cliques, é possível consultar e baixar centenas de NFes em lote, poupando um tempo valioso da equipe fiscal e contábil na busca individual por cada documento;
• Fechamento de mês: A plataforma simplifica o processo de fechamento. Como todas as notas são capturadas automaticamente, o contador tem a certeza de que possui todos os documentos necessários, evitando lançamentos incorretos ou atrasos na entrega das obrigações acessórias.

Conclusão

Definitivamente, organizar as notas fiscais de uma empresa em um ambiente seguro e de fácil acesso não é um luxo, mas uma necessidade que facilita a fiscalização e, principalmente, a rotina dos colaboradores.

A organização permite acesso fácil aos arquivos, sem perda de tempo ou o risco de perder notas importantes. Mais do que isso, transforma o que era uma obrigação burocrática em uma fonte de dados para a tomada de decisão inteligente.

Para saber mais sobre como melhorar a gestão fiscal da sua empresa, baixe nosso e-book gratuito sobre organização de documentos e aprofunde-se no tema.

E agora que você já conferiu essas dicas, descubra como a Qive pode ajudar seu negócio na prática. Saiba mais sobre como a Qive armazena e gerencia seus documentos fiscais.